Recursos Humanos

Gestão e Análise de Documentos, quais as vantagens?

Por Arthur Souza - 20 de março de 2019

Se você realiza a gestão ou participa dos processos de uma empresa, seja ela do ramo de atuação que for, tem conhecimento que de forma contínua, todas as empresas geram inúmeros documentos diariamente na execução de suas atividades, sejam eles em forma de formulários, procedimentos, laudos, contratos, dentre tantos outros tipos de documentos, que contém informações valiosas para a empresa, informações estas que muitas vezes se perdem por não ser desenvolvida análise, controle e gestão desses documentos gerados diariamente, colocando as empresas muitas vezes em situações desconfortáveis ao necessitar comprovar algo de forma documental e não ter rastreabilidade dos documentos necessários. Mas afinal o que seria e qual a importância de realizar este processo de padronização da análise, controle e gestão documental. Continue lendo e entenda um pouco mais!

Definição

Antes de entendermos como realizar, é importante entendermos o que é a gestão documental, segundo o art. 3º da Lei 8.159/1991, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Dessa forma fica entendido que a gestão documental envolve 5 (cinco) etapas do ciclo de vida dos documentos. Esta gestão pode ser realizada internamente ou através da contratação de uma Consultoria.

Para que realizar a gestão documental?

Devem ser considerados uma série de fatores paralelos com as atividades e necessidades de cada empresa para delinear e definir a necessidade da realização de um controle documental e os critérios a serem considerados na estruturação deste, todavia, via de regra é trabalhado da seguinte forma.

Documentação Própria da empresa

Deve-se realizar a gestão documental considerando as 5 (cinco) etapas citadas anteriormente de forma a evitar a produção de documentos desnecessários para as atividades e âmbito de aplicação da empresa, possibilitar a tramitação rápida e efetiva quando necessário das documentações, manter a disposição dos interessados os documentos para uso conforme necessidade, permitir a avaliação dos documentos tanto para controle quanto para verificação de conformidade sempre que necessário e garantir o arquivamento de forma a viabilizar a praticidade e agilidade na busca de qualquer arquivo necessário, sendo indicado o arquivamento em banco de dados de sistemas dedicados e/ou em nuvens.

Documentação de Fornecedores

Além dos itens referentes as documentações próprias, se excluindo somente a produção dos mesmos, é de vital importância para garantir a idoneidade dos fornecedores e a conformidade dos mesmos perante preceitos legais e requisitos internos da empresa contratante ao contratar e permitir acesso destes as dependências da empresa.

Vantagens de se realizar a Gestão de Documentos

Ainda não foi adotada a análise, controle e gestão documental por sua empresa? Saiba que certamente estão perdendo e muito no que se refere a organização, tempo e dinheiro. Veja a baixo as vantagens de uma boa gestão documental.

Redução de custos

Toda empresa possui uma série de custos diretos e indiretos ao que tange as documentações próprias e de fornecedores, passando desde aquisição de materiais de escritório para suprir as impressões e arquivamentos quanto o tempo dos colaboradores despendidos para busca de arquivos que deveriam estar a minutos de identificação. Ao se realizar a gestão documental você otimiza o tempo de procura por parte dos colaboradores de forma a dispender menor tempo em busca e maior na execução de suas atividades e também reduz o custo com materiais de escritório.

Redução de volume físico

Ao sistematizar e/ou utilizar o arquivamento em nuvens, é automaticamente reduzido o volume físico de documentos arquivados, deixando somente em arquivo físico aqueles que necessitam arquivamento de tal forma.

Maximização da qualidade

A agilidade e confiabilidade dos processos de busca das documentações conferem qualidade ao produto final da empresa.

Aumento da confiabilidade

Realizar o arquivamento a partir de métodos padronizados em sistema e/ou nuvem, confere maior confiabilidade no documento e no processo em geral.

Agilidade de acesso

Aumento da agilidade na busca dos arquivos necessários a partir da implantação de padronização de processos e metodologias de arquivamento.

Segurança Jurídica

Todo documento gerado é comprobatório, ao se realizar gestão destes, obtemos maior segurança jurídica com a garantia que as evidências estão controladas.

Padronização de processos

Definição de processos, métodos e formas de arquivamento e busca, que otimizam o tempo dos colaboradores.

Facilidade na emissão de relatórios

Com o volume de dados organizados e geridos através de sistemas,  emissão de relatórios a níveis gerenciais para tomada de decisão fica prática e sem despender esforços.

Agora que já sabemos o que é, qual a importância de uma boa gestão documental, e ai sua empresa já está realizando? Não? Então entre em contato com nossos especialistas para realizar o estudo da melhor estrutura de gestão para as especificidades de sua empresa.

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