Faz-se conhecido no âmbito empresarial a necessidade e importância da realização de uma boa gestão documental por parte das empresas, visto que as empresas que não a fazem acabam perecendo com altos impactos diretos e indiretos em seus processos produtivo e de criação como: índices elevados de retrabalho, custos demasiados nos processos, inutilização de espaço físico para acomodação de documentos, baixa confiabilidade das informações, morosidade no acesso de dados necessários e dificuldades para emissão de relatórios gerenciais.
Sabendo de todos esses impactos negativos da ausência de uma boa gestão documental, qual a melhor forma de gerir todo esse fluxo de formulários, procedimentos, laudos, contratos, dentre tantos outros tipos de documentos emitidos pelas empresas diariamente?
Para entendermos quais ferramentas se aplicam melhor a cada situação, se faz necessário inicialmente definirmos o que é gestão documental e quais são seus processos.
Entende-se por gestão documental, a totalidade da somatória de técnicas e procedimentos desenvolvidos para padronização da produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento das documentações.
De acordo com o nicho de atuação de cada empresa a prioridade entre os 5 (cinco) itens supracitados podem variar, vindo até à supressão de um ou outro. Todavia estes se fazem pilares para a gestão e controle efetivo de todo processo documental de uma empresa. Conforme seu porte e complexidade a empresa pode adotar as seguintes ferramentas:
· Gestão manual em planilhas e bancos de dados;
· Gestão automatizada por sistemas dedicados.
Para empresas de pequeno porte e baixo nível de complexidade, o ideal é a gestão e controle manual das documentações por meio de planilhas e bancos de dados. Sendo estes desenvolvidos considerando as particularidades da empresa em questão, possuindo sistemáticas de validação e bloqueio de dados, considerados sistemas anti-usuários, de forma a garantir e assegurar a confiabilidade dos dados ali contidos.
Contudo este tipo de gestão não se mostra ineficaz em empresas de maior porte e complexidade, tendo como ponto negativo apenas a limitação das planilhas em Excel.
Para gestão de empresas de maior porte e complexidade de processos, é possível realizar a gestão utilizando ferramentas em excel e banco de dados. Todavia o cenário ideal para a boa gestão e confiabilidade nas informações deste perfil de empresa, é a realização da gestão através de sistemas dedicados a gestão documental. Estes possibilitam, desde que bem alimentados e controlados:
Agora que temos conhecimento de quais as formas e ferramentas mais usuais para realização da gestão e controle documental dentro das empresas, já sabe onde a sua se enquadra e qual a melhor ferramenta para o seu perfil? Ainda não?
Então entre em contato com nossos especialistas para realizar a avaliação de seu perfil empresarial e complexidade dos processos de forma a garantir a implementação e/ou melhoria do controle existente, de forma a solidificar um controle e gestão otimizado que garanta a eficácia da gestão e se apresente financeiramente viável.
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