Faz-se conhecido no âmbito empresarial a necessidade e importância da realização de uma boa gestão documental por parte das empresas, visto que as empresas que não a fazem acabam perecendo com altos impactos diretos e indiretos em seus processos produtivo e de criação como: índices elevados de retrabalho, custos demasiados nos processos, inutilização de espaço físico para acomodação de documentos, baixa confiabilidade das informações, morosidade no acesso de dados necessários e dificuldades para emissão de relatórios gerenciais.

Sabendo de todos esses impactos negativos da ausência de uma boa gestão documental, qual a melhor forma de gerir todo esse fluxo de formulários, procedimentos, laudos, contratos, dentre tantos outros tipos de documentos emitidos pelas empresas diariamente?

Ferramentas de gestão

Para entendermos quais ferramentas se aplicam melhor a cada situação, se faz necessário inicialmente definirmos o que é gestão documental e quais são seus processos.

Entende-se por gestão documental, a totalidade da somatória de técnicas e procedimentos desenvolvidos para padronização da produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento das documentações.

De acordo com o nicho de atuação de cada empresa a prioridade entre os 5 (cinco) itens supracitados podem variar, vindo até à supressão de um ou outro. Todavia estes se fazem pilares para a gestão e controle efetivo de todo processo documental de uma empresa. Conforme seu porte e complexidade a empresa pode adotar as seguintes ferramentas:

· Gestão manual em planilhas e bancos de dados;

· Gestão automatizada por sistemas dedicados.

Empresas de pequeno porte

Para empresas de pequeno porte e baixo nível de complexidade, o ideal é a gestão e controle manual das documentações por meio de planilhas e bancos de dados. Sendo estes desenvolvidos considerando as particularidades da empresa em questão, possuindo sistemáticas de validação e bloqueio de dados, considerados sistemas anti-usuários, de forma a garantir e assegurar a confiabilidade dos dados ali contidos.

Contudo este tipo de gestão não se mostra ineficaz em empresas de maior porte e complexidade, tendo como ponto negativo apenas a limitação das planilhas em Excel.

Empresas de grande porte

Para gestão de empresas de maior porte e complexidade de processos, é possível realizar a gestão utilizando ferramentas em excel e banco de dados. Todavia o cenário ideal para a boa gestão e confiabilidade nas informações deste perfil de empresa, é a realização da gestão através de sistemas dedicados a gestão documental. Estes possibilitam, desde que bem alimentados e controlados:

• Uma sólida gestão de informações;
• Prazos de vigência;
• Dentre outros aspectos tangíveis à documentação:
  • Como rápida extração de indicadores e relatórios confiáveis, devido a base de dados estar protegida de erro de input;
  • alteração indevida de dados e demais problemas que podem ocorrer e passarem despercebidos na gestão manual.

Agora que temos conhecimento de quais as formas e ferramentas mais usuais para realização da gestão e controle documental dentro das empresas, já sabe onde a sua se enquadra e qual a melhor ferramenta para o seu perfil? Ainda não?

Então entre em contato com nossos especialistas para realizar a avaliação de seu perfil empresarial e complexidade dos processos de forma a garantir a implementação e/ou melhoria do controle existente, de forma a solidificar um controle e gestão otimizado que garanta a eficácia da gestão e se apresente financeiramente viável.